सार्वजनिक निकाय अविच्छिन्न उत्तराधिकारवाला जीवन्त निकायको रूपमा निरन्तर सञ्चालित हुन्छन् । यस्ता निकायमा कार्यरत राजनीतिक पदाधिकारी तथा कर्मचारीका साथै राज्यकोषबाट सुविधा लिएर काम गरिरहेका प्रत्येक व्यक्तिको कार्यकाल कानुनमा तोकिएबमोजिमको अवधिसम्म मात्र कायम हुन्छ । यसैले सार्वजनिक निकायको विभिन्न भूमिकामा रहँदा औपचारिक र अनौपचारिक तवरले व्यक्तिगत तथा सामूहिक रूपमा आर्जन गरेको ज्ञान, सिप, अनुभवसहित कार्य जिम्मेवारीसँग सम्बद्ध कानुनी व्यवस्था, नीति तथा कार्यक्रम, बजेट तथा कार्यक्रम कार्यान्वयन अवस्था, संस्थागत रूपमा गरिएका प्रतिबद्धतालगायतका विषयलाई व्यवस्थित ढङ्गले अभिलेखीकरण गर्ने, संरक्षण तथा उपयोग गर्न सकिने संस्थागत प्रबन्ध गर्नु आवश्यक छ ।
संस्थासँग आबद्ध भएर व्यक्तिले आर्जन गरेको ज्ञान तथा स्मृति उक्त पद तथा जिम्मेवारी हेरेफेर हुँदा वा पदावधि समाप्त हुँदा उक्त जिम्मेवारीमा आउने नयाँ कर्मचारी तथा पदाधिकारीमा सार्ने संस्थागत अभ्यासलाई संस्थागत स्मरण हस्तान्तरण (इन्स्टिच्युसन मेमेरी ह्यन्ड ओभर) को रूपमा लिइन्छ । यसलाई ह्यन्ड ओभर नोट ट्रान्सफर तथा अन्य नामबाट पनि बुझ्ने र अभ्यास गरिन्छ ।
संयुक्त राष्ट्रसङ्घीय निकाय, विकास साझेदार तथा अन्तर्राष्ट्रिय गैरसरकारी संस्था मात्र होइन निजी क्षेत्रका ठुला व्यावसायिक संस्थामा यस्तो अभ्यास संस्थागत भएको पाइन्छ । संस्थागत स्मरणलाई ज्ञान व्यवस्थापनको अभिन्न अङ्गको रूपमा पनि हेर्ने गरिन्छ । तर सङ्घ, प्रदेश र स्थानीय तहका सरकारी निकायमा भने अत्यन्तै सीमित निकाय तथा व्यक्तिगत तहमा गरिए पनि संस्थागत रूपमा अनिवार्य र स्वचालित गराएको भने पाइँदैन । यसैले सबै सरकारी निकायका सबै तहका पदाधिकारीले संस्थागत स्मरण हस्तान्तरण गर्ने कामलाई आफ्नो प्राथमिक जिम्मेवारीको रूपमा लिने प्रणाली निर्माण गरी संस्थागत गर्न ढिला भइसकेको छ ।
आधारभूत पक्ष
पालग्रेभ इन्साइक्लोपेडिया अफ स्ट्रयाटेजिक म्यानेजमेन्टले विगतको अनुभवलाई व्यवस्थित ढङ्गले सङ्कलन तथा सङ्ग्रह गरी भविष्यमा हुने निर्णय प्रक्रियामा उपयोग गर्ने अभ्यासलाई संस्थागत स्मरणको रूपमा परिभाषित गरेको छ । यसैले सम्बद्ध नीतिगत दस्ताबेज, ऐतिहासिक सन्धि सम्झौता, कानुनी व्यवस्था, कार्यजिम्मेवारी, सञ्चालित कार्यक्रमको कार्यान्वयन अवस्था, समस्या र चुनौतीलगायत यससँग जोडिएका सबाल र समाधानका उपायसहित आफ्नो अनुभूतिसमेतलाई संस्थागत स्मृतिको रूपमा लिइन्छ । यसै गरी संस्कृति र रणनीति निर्माणका प्रशिक्षक रेलिभ रयानडलका अनुसार कार्यस्थलको एकीकृत स्मृतिको सङ्ग्रहले अनुभव र सिकाइलाई परिस्कृत गर्न मद्दत गर्छ ।
भौतिक संरचना, भवन, फर्निचर, सवारीसाधन, वार्षिक प्रतिवेदन, वित्तीयलगायतका विभिन्न अध्ययन प्रतिवेदन, रणनीतिक योजना आदि विषय देख्न र उपयोग गर्न सकिन्छ भने व्यक्तिले हासिल गरेको अनुभव, भोगेका समस्या र देखेका सवाल व्यक्ति स्वयम्ले अनुभूत गरेका इनसाइट्स जस्ता महत्वपूर्ण अभौतिक स्मृति हस्तान्तरण नगर्दासम्म अर्काे व्यक्तिले जान्ने र बुझ्ने अवसर पाउँदैन । यसै गरी कार्यालयको कार्य सञ्चालनको क्रममा समूह निर्माण, समूह परिचालन तथा गतिशीलतासहित सिनर्जी हासिल गर्न अवलम्बन गरिएका तौरतरिकालाई संस्थागत स्मृतिको रूपमा हस्तान्तरण गर्दै जानु पर्छ । त्यस्तै कार्यालयमा अन्तरवैयक्तिक सम्बन्ध कायम गर्न अपनाइएका उपाय, कर्मचारीमा सकारात्मक सोच र उत्साह अभिवृद्धि गर्न अवलम्बन गरिएका अनौपचारिक क्रियाकलापका साथै शिष्टाचारसम्बन्धी असल अभ्यास संस्थागत गरी सार्दै जानु पर्छ । कार्य संस्कृति र शैलीलगायतका ट्यासिट ज्ञान तथा अनुभवलाई पनि अभौतिक महìवपूर्ण स्रोतको रूपमा लिइन्छ । यस्ता ज्ञान तथा स्मृति हस्तान्तरण भएमा नयाँ आउने कर्मचारी तथा पदाधिकारीले विगतमा गरेका अभ्यासलाई निरन्तरता दिने मात्र होइन यसले संस्थाको सार्वजनिक छवि सुधार गर्न पनि मद्दत मिल्छ ।
शासकीय सुधारका सम्बन्धमा कर्मचारीबाट आएका नवीन सोचको प्राप्ति, सङ्ग्रह तथा उपयोग गर्ने सन्दर्भमा अवलम्बन गरिएका असल अभ्यास हस्तान्तरण गर्न सकिएमा मात्र कार्यालयमा सिर्जनात्मक नवप्रवर्तन संस्कृतिको विकासमा यसले टेवा पु¥याउँदछ । यस सन्दर्भमा सङ्घीय मामिला तथा सामान्य प्रशासन मन्त्रालयले सुरुवात गरेको प्रतिभा डबली कार्यक्रम, निजी क्षेत्रको आइडिया स्टुडियोका साथै काठमाडौँ महानगरपालिकाले ल्याएको आइडिया बैङ्क जस्ता नवीनतम सोचलाई संस्थागत गर्न पनि तत निकायमा स्मृति हस्तान्तरण व्यवस्थित हुनु पर्छ । अन्यथा यस्ता सोच तथा सिर्जना कालान्तरमा हराएर जान्छन् ।
आवश्यकता र अवस्था
विगतको अभ्यास र अनुभवले भविष्यलाई दिशा निर्देश गर्ने, कार्य सम्पादनलाई व्यवस्थित गर्ने तथा निर्णयलाई प्रभावकारी बनाउन मद्दत गर्ने भएकोले सम्पादन गरेको काम, जिम्मेवारी र दायित्व, अवस्थालगायतको विषय हस्तान्तरण गरी जवाफदेही संस्कृतिको विकास गर्नु पर्छ । ज्ञान व्यवस्थापनको महत्वपूर्ण पाटोको रूपमा संस्थाका अमूल्य स्रोत तथा सम्पत्तिको रूपमा संस्थागत स्मृति रहन्छन् । कर्मचारी तथा पदाधिकारीलाई जिम्मेवार र जवाफदेही बनाउन स्मृति हस्तान्तरणलाई अनिवार्य गराउनु आवश्यक छ । सुशासन सेवा, सेवा प्रवाह तथा विकास व्यवस्थापनमा समन्वय र सहजीकरण गर्न सुशासन (व्यवस्थापन र सञ्चालन) ऐन, २०६४ र नियमावली, २०६५ तथा सार्वजनिक पदाधिकारीको कार्यसम्पादन करार निर्देशिका, २०७९ बमोजिम ७७ वटै जिल्लाका प्रमुख जिल्ला अधिकारीसँग सम्झौता गर्ने तथा जिल्लाबाट सरुवा भई रमाना हुँदा जिल्लाको वस्तुस्थिति, शान्ति सुरक्षाको स्थिति, सम्पादन भएका उल्लेख कार्यका साथै आगामी दिनमा निरन्तरता दिनुपर्नेलगायतका विषय समावेश गरी हस्तान्तरण पत्र पेस गरी रमाना लिनुपर्ने अनिवार्य व्यवस्था गरिएको छ ।
नेपालको संविधानको धारा ५१ (क) ७ मा पूर्वराष्ट्रसेवकमा रहेको ज्ञान, सिप र अनुभवलाई राष्ट्रहितमा समुचित उपयोग गर्ने व्यवस्था रहेको छ । निजामती सेवा ऐन तथा नियमावलीका साथै आर्थिक कार्य विधि तथा वित्तीय उत्तरदायित्वसम्बन्धी कानुनमा कर्मचारीले आफूले बुझाउनुपर्ने नगदी, जिन्सीसहित कार्यालयमा फछ्र्याेट हुन बाँकी कामको प्राथमिकतासमेत खुलाई हालवालालाई बुझाउनुपर्ने र प्रतिवेदन नबुझाउने कर्मचारीलाई अख्तियारवालाले विभागीय कारबाहीसमेत गर्न सक्ने व्यवस्था गरिएको छ । यस्ता संवैधानिक तथा कानुनी व्यवस्थाको प्रभावकारी कार्यान्वयन नहुँदा व्यक्ति जिम्मेवारीबाट हट्दा स्मृति पनि उसैसँग जाने अवस्थाले गर्दा जिम्मेवारीमा रहँदा हासिल गरेको संस्थागत ज्ञान तथा अनुभवमा व्यक्ति धनी हुने तर संस्था कमजोर हुने अवस्था आएको छ । यसैले त निजामती सेवा, कूटनीतिक क्षेत्र, सुरक्षा अङ्गबाट निवृत्त भएका मात्र होइन राजनैतिक पदाधिकारीले समेत आफू जिम्मेवारीमा रहँदा हासिल गरेको ज्ञान, सिप र अनुभव सहितको स्मृति हस्तान्तरण नगर्ने तर आफ्नो कार्यकालमा गरेका कामको फेहरिस्तसहित बायोग्राफी सार्वजनिक गर्ने गलत संस्कार झाँगिँदै गएको छ । यस्तो प्रवृत्तिले अप्रत्यक्ष रूपमा संस्थाको गरिमा घटाउँछ । सार्वजनिक निकायमा रहँदा आफूले प्राप्त गरेका सूचना, तथ्याङ्क, कागजात, प्रतिवेदनलगायतका अनुभव र सिप सम्बन्धित निकायमा औपचारिक रूपमा बुझाउने दायित्व प्रत्येक व्यक्तिमा निहित हुन्छ ।
यसर्थ सार्वजनिक निकायको अभिलेख चुस्त र प्रभावकारी बनाई सम्बद्ध नीति, कानुन, आवधिक योजना, वार्षिक कार्यक्रम, समीक्षा प्रतिवेदन, अन्य अध्ययन प्रतिवेदन, राष्ट्रिय र अन्तर्राष्ट्रिय तहमा गरिएका प्रतिबद्धता, समझदारी आदिको ब्याकअपसहित विद्युतीय अभिलेख सुरक्षित राख्ने कार्यलाई प्राथमिकतामा राखिनु पर्छ । यसरी सङ्ग्रह गरिने स्मृतिको अभिलेखीकरण पनि चुस्त, व्यवस्थित र वैज्ञानिक ढङ्गले गरी चाहिएको समयमा सहज रूपमा प्राप्त गर्न सकिने हुनु पर्छ । यसरी संस्थागत स्मृति हस्तान्तरणलाई व्यवस्थित गरी एकरूपता कायम गर्न ‘ह्ययान्ड ओभर’ नोटको ढाँचा निर्माण गरी सहायकस्तरदेखि उच्च तहसम्मका पदाधिकारीले रमाना लिनुअघि तथा पेन्सन पट्टा बनाउनुअघि अनिवार्य रूपमा बुझाउनुपर्ने व्यवस्था गर्नु पर्छ । नेपाल सरकार र प्रदेश सरकारका मन्त्री तथा स्थानीय तहका कार्यपालिका सदस्यले व्यक्तिगत तवरमा तथा मन्त्रीपरिषद् र कार्यपालिकाले सामूहिक रूपमा समग्र शासकीय प्रबन्धको चित्रणसहितको स्मृति हस्तान्तरण गर्ने संस्कारको थालनी गर्नु पर्छ ।
