अन्तर निकाय/तहसँग जोडिएका विषय/समस्यामा साझा निष्कर्षमा पुग्न र बैठकको आवश्यकता पर्छ । यो सामूहिक रूपमा उपस्थित भई कुनै विषयवस्तुमाथि छलफल एवं विचार विमर्शमार्फत निष्कर्षमा पुग्ने बाटो हो । बैठक छरितो, विषय केन्द्रित र नतिजमुखीभन्दा पनि लामा, झन्झटिला, बढी औपचारिक र समयको व्यवस्थापन नहुने गरेको पाइन्छ । प्रत्येक दिनका उद्घाटन, समापन, दिवस, उत्सव, स्वागत, बिदाइ, सम्मान, पुरस्कार वितरणमा समय व्यतीत भइरहेको छ । यस्ता बैठकमा गरिने निर्णय तथा दिइने आदेश र निर्देशनले मात्र विकास, समृद्धि र सुशासनको दीर्घकालीन लक्ष्य हासिल हुन नसक्ने मात्र होइन यसले दैनिक सेवा प्रवाहमा पनि नकारात्मक असर पार्ने गरेको छ । प्रधानमन्त्री कार्यालयदेखि वडास्तरसम्मका निकाय यस्ता नतिजाविहीन मिटिङ तथा कार्यक्रमबाट आक्रान्त छन् । हाम्रा राजनीतिक र प्रशासनिक संयन्त्र तथा पदाधिकारी । यी र यस्तै प्रकृतिका अत्यावश्यक बैठक तथा कार्यक्रमको स्मार्ट व्यवस्थापन गरिनुपर्ने आवश्यकता छ । स्मार्ट व्यवस्थापनले यसको तयारी, सञ्चालन र समापनमा छरितोपन, चुस्तता र पूर्णताको अपेक्षा पूरा गर्छ ।
विद्यमान व्यवस्था
सार्वजनिक निकायमा हुने बैठक तथा कार्यक्रम सञ्चालनलाई समय सारिणीबद्ध, कम खर्चिलो र व्यवस्थित बनाउन प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रीपरिषद्को कार्यालयबाट २०६९ सालमा सार्वजनिक निकायको बैठक तथा कार्यक्रम सञ्चालन निर्देशिका जारी भएको थियो । उक्त निर्देशिका कहीँ कतै अवलम्बन र अभ्यास भएको भने पाइँदैन । सार्वजनिक निकायबाट आयोजना हुने बैठक तथा कार्यक्रमलाई व्यवस्थित गरी तोकिएको समयभित्रै सम्पन्न गरी कार्यालयको नियमित काममा रोकावट हुन नदिन तथा कार्यक्रमलाई विषयवस्तुमा नै केन्द्रित गराउन उक्त निर्देशिका जारी गरिएको थियो । उक्त निर्देशिका मन्त्रालयदेखि सार्वजनिक संस्थानसम्मका सबै सरकारी निकायमा लागु गर्नुपर्ने अनिवार्य व्यवस्था गरिएको छ । निर्देशिकामा बैठक तथा कार्यक्रम आयोजना गर्ने निकायले कार्यसूची (एजेन्डा) तयार गरी बैठक बस्ने मिति, समय, स्थान र सम्पर्क व्यक्तिको नाम/सम्पर्क नम्बरसहितको जानकारी सम्बद्ध सबैलाई पूर्वजानकारी गराउनुपर्ने, महत्वपूर्ण विषयलाई विविध शीर्षकमा समावेश नगर्ने तथा सहभागिताको उपस्थिति पनि पहिले नै निश्चितता गर्नुपर्ने जस्ता विषय समेटिएका छन् ।
बैठक व्यवस्थित गर्न संलग्न कर्मचारीको कार्य जिम्मेवारी बाँडफाँट, बैठक स्थलको सरसफाइ, निरीक्षणसहित आवश्यक पर्ने स्टेसनरी/कागजात र उक्त कार्यक्रममा गरिने प्रस्तुतीकरणको पूर्वतयारी गर्नुपर्ने, यस्ता कार्यक्रम सामान्यतया एक (एक) घण्टाभन्दा बढी समय सञ्चालन नगर्ने, बैठकमा प्रस्ताव गरिएको निर्णय तत्काल गर्न नसकिने अवस्थामा सहभागीलाई निर्णयको मसौदा विद्युतीय माध्यमबाट पठाई २४ (चौबिस) घण्टाभित्र प्रतिक्रिया प्राप्त गरी निर्णयलाई अन्तिम रूप दिनुपर्ने जस्ता अनिवार्य व्यवस्था गरिएको छ । यस्ता बैठक/मिटिङ तथा कार्यक्रम आकस्मिक अवस्थामा बाहेक कार्यालय समयमा आयोजना नगर्नुका साथै समारोह, पुरस्कार वितरणलगायतका वार्षिक कार्यक्रम आधा घण्टाभित्र सम्पन्न गर्ने प्रबन्ध मिलाउनुपर्ने, प्रमुख अतिथि आउनु अगाडि अन्य सबै औपचारिकता पूरा गरी निजको आगमन हुनासाथ कार्यक्रम सुरु गरिहाल्ने तथा उद्घोषकले नै स्वागत गरी बढीमा तीन जनाले (सकेसम्म अत्यन्त कम वक्ताले) मात्र मन्तव्य राख्ने प्रबन्ध मिलाउनु पर्छ ।
सार्वजनिक निकायबाट आयोजना हुने अन्तर्राष्ट्रिय स्तरका सभा सम्मेलन, गोष्ठी वा सेमिनार आयोजना गर्दा सहभागी, बजेट, कार्यक्रम, खाजा/खाना, कार्यक्रम स्थलको सम्बन्धमा पर्याप्त ध्यान पुर्याउनु पर्छ । यस्ता कार्यक्रमको निमन्त्रणा समयभित्रै पुगेको र सहभागिता हुने/नहुने सुनिश्चितता गर्नुपर्ने, अन्य मुलुकबाट आउने आमन्त्रितलाई नेपालको उक्त समयको मौसम, यातायातको प्रबन्ध, अध्यागमनलगायतका महत्वपूर्ण सूचना समयमै उपलब्ध गराउनुपर्ने, विदेशी अतिथिको स्वागत, बसोबास, यातायात, किनमेल, दृश्यावलोकन, सुरक्षा, बिदाइसम्मका विषय पनि अन्तर निकायगत समन्वयमा उचित ढङ्गले मिलाउनु पर्छ ।
अन्तर्राष्ट्रियस्तरका यस्ता कार्यक्रममा भाषा अनुवाद, सहजकर्ता, अभिलेख, रेकर्डिङसहित प्रेस वक्तव्यलगायतका विषयमा सम्बन्धित आयोजक निकायले पर्याप्त ध्यान पुर्याउनुपर्ने, यसका साथै सरकारीस्तरबाट आयोजना हुने कार्यक्रम मितव्ययी बनाउन अभिनन्दन कार्यक्रमबाहेक अन्यमा खादामालाको प्रयोग नगर्ने तथा कार्यक्रमको अन्त्यमा सङ्क्षिप्त जलपान गराउनेलगायतका व्यावहारिक र प्राविधिक विषय समावेश गरी यसको कार्यान्वयन गर्नु सम्बद्ध निकायको कर्तव्य हुने व्यवस्थासमेत उक्त निर्देशिकामा समेटिएको छ ।
बैठकलाई मितव्ययी र व्यवस्थित बनाउन अर्थ मन्त्रालयबाट जारी भएको सार्वजनिक खर्चलाई मितव्ययी तथा प्रभावकारी बनाउनेसम्बन्धी मापदण्ड–२०८१ ले तालिम, गोष्ठी, सेमिनार, छलफल, बैठक आदि सकेसम्म अनलाइन माध्यमबाट सञ्चालन गर्नुपर्ने व्यवस्था गरेको छ । यसले समय र स्रोतको व्यवस्थापनमा स्मार्टनेस ल्याउन सहयोग गर्छ । कतिपय बैठकको बैठकभत्ता र खाजाको कारण राज्यकोषमा अनावश्यक आर्थिक व्ययभारसमेत बढ्ने गरेकाले नियमित कामका लागि बैठकभत्ता खर्च नगर्ने गरी आर्थिक मितव्ययितामा जोड दिएको छ ।
हाम्रो अभ्यास
सङ्घ, प्रदेश तथा स्थानीय तहमा त्रैमासिकदेखि वार्षिक रूपमा गरिने समीक्षा, सचिव बैठक, कार्यालय प्रमुखको बैठक, कर्मचारी बैठक, उच्च व्यवस्थापन तहका बैठक, शून्य समयको नाममा हुने बैठक दैनिक रूपमा भइरहेकै छन् । यस्ता औपचारिक बैठक तथा कार्यक्रम तोकिएको विधि, प्रक्रिया तथा समयबद्ध गराउन सकिएको छ त ? । सार्वजनिक निकायमा हुने कार्यक्रम कति स्मार्ट ढङ्गले सञ्चालन भइरहेका छन् ? गरिएका निर्णय कति कार्यान्वयन भइरहेका छन् ? निर्णय कार्यान्वयनको अनुमगमन तथा समीक्षा सम्बद्ध निकायबाट गरिएको छ/छैन ? भन्ने विषयमा आयोजक निकायबाट कतिको ध्यान पुर्याइएको छ यो विषय भने विचरणीय छ । बैठकका लागि बैठक गर्ने कि यसलाई कसरी उत्पादक (प्रोडक्टिभ) बनाउने भन्ने विषयमा ध्यान पुर्याउनु जरुरी छ । हाल प्रधानमन्त्री, मन्त्री तथा उच्चपदस्थ पदाधिकारी तथा कर्मचारीको अधिकांश समय विभिन्न तहका बैठकमै व्यतीत हुने, निर्णय गर्ने, निर्देशन दिने तर त्यसको नतिजा नदेखिने अवस्था छ भने कतिपय निर्णय निर्णयमा मात्रै सीमित हुने (कार्यान्वयन नै नहुने) अवस्था छ । मन्त्री तथा सचिवलाई भेट्ने समय तोकिएको सूचना प्रायः सबै निकायमा टाँस गरिएको हुन्छ तर यस्ता पदाधिकारीको कार्यकक्षमा १० बजेदेखि हुने भिडभाड मात्र होइन मन्त्री निवासबाटै सुरु हुने अनौपचारिक भेटघाटले गर्दा सम्बन्धित मन्त्री लगायतका पदाधिकारीलाई मन्त्रालय सम्बद्ध नीतिगत सवालमा चिन्तन/मनन गर्ने समय व्यवस्थापन गर्न कठिनाइ भएको पाइन्छ ।
बैठकमा निर्णय भएको कुरा कार्यान्वयनका लागि हो भन्ने विषयमा निर्णयकर्ता र कार्यान्वयन गर्ने निकाय जिम्मेवार हुनुपर्ने हुन्छ । निर्णय गरिसकेपछि सोको कार्यान्वयन भयो भएन फलोअप जरुरी हुन्छ । व्यवहारमा निर्णय कार्यान्वयनमा नआउने एवं साविकको निर्णय कार्यान्वयन किन भएन खोजी नगरी नयाँ निर्णयका लागि पुनः बैठक बस्ने र निर्देशन दिने परिपाटी छ ।
सुधारका उपाय
सार्वजनिक निकायले आयोजना गर्नैपर्ने बैठक तथा कार्यक्रमको तयारी, सञ्चालन र समापन स्मार्ट ढङ्गले गर्नुपर्ने टड्कारो आवश्यकता छ । विपत् तथा आपत्कालीन अवस्थामा बाहेक सार्वजनिक निकायका बैठक तथा मिटिङ दिउँसो २:०० बजेभन्दा अगाडि आयोजना नै नगर्ने अभ्यासलाई संस्थागत गर्नु राम्रो हुने छ । यसो हुन सकेमा सेवाग्राही आउने मुख्य समयमा सबै पदाधिकारी सेवा प्रवाहमा नै केन्द्रित हुन सक्छन् । माथिल्लो तहका राजनीतिक र प्रशासनिक पदाधिकारीले आफूलाई मन लागेको समयमा मातहतका निकाय/पदाधिकारीलाई बोलाई बैठक गर्ने राणाकालीन मनोवृत्तिमा सुधार गर्नु आवश्यक छ । उच्च पदस्थ अधिकारीले पनि मातहतका निकाय/पदाधिकारीका पूर्वनिर्धारित कार्यक्रममा उचित ध्यान पुर्याउनु पर्छ । यसका लागि अत्यावश्यक तथा नियमित आयोजना गर्नुपर्ने बैठक तथा कार्यक्रम पनि हप्ताको एक वा दुई दिन मात्र आयोजना गर्ने गरी दिन नै निश्चित गर्नु राम्रो हुन्छ । अन्य बैठकको कार्यतालिका कम्तीमा पनि एक हप्ता र अन्य कार्यक्रम एक महिना अगाडि नै निश्चित गरिनु पर्छ । यसका लागि सम्बद्ध पदाधिकारीका सचिवालयबिच नियमित समन्वय गर्नुपर्ने आवश्यकता छ । बैठकका लागि प्रभावकारी सञ्चार, स्पष्ट कार्यसूची तयारी, सहभागीबिच सहकार्य र सहभागिता, विचारको मन्थन, आधुनिक प्रविधिको प्रयोग, विषय केन्द्रित छलफलको माध्यमबाट परिणाममुखी र सुधारकेन्द्रित निष्कर्षमा पुग्नु पर्छ ।
सार्वजनिक निकायले प्रभावकारी बैठक व्यवस्थापनका लागि कार्यविधि वा मापदण्ड बनाई सोही अनुसार बैठक व्यवस्थापन गर्नु आवश्यक हुन्छ । प्रधानमन्त्री कार्यालयबाट २०६९ सालमा जारी गरिएको सार्वजनिक निकायको बैठक तथा कार्यक्रम सञ्चालन निर्देशिकालाई समय सापेक्ष रूपमा परिमार्जन गरी सङ्घ, प्रदेश र स्थानीय तहका सबै सार्वजनिक निकायमा आयोजना गरिने बैठक तथा कार्यक्रमलाई समयसारिणीबद्ध तथा उपलब्धिमूलक बनाउन अनिवार्य रूपमा लागु गर्नु गराउनु आवश्यक छ ।
